Hayatını daha verimli ve dengeli yaşamak isteyenler için zaman yönetimi önemli bir konudur. İşleri planlı bir şekilde yapmak gereksiz zaman kaybını önler. Böylece, belirsizlik ve son dakika telaşı azalır. Hedeflere kısa sürede ulaşmayı sağlar ve iş hayatında rakiplerin önüne geçmeyi kolaylaştırır. Zamanı iyi yönetmek daha fazla özgürlük sağlar. Kişisel hayata daha çok vakit ayırmaya ve daha çok dinlenmeye yardımcı olur. Öncelikleri belirlemeyi ve gereksiz zaman kayıplarını önlemeyi sağlayan zaman yönetimi, öğrenilmesi ve uygulanması gereken bir kavramdır. İşte etkili zaman yönetimine ilişkin bilinmesi gereken hususlar…
ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİ NELER?
Etkili zaman yönetimi için kullanılabilecek bazı teknikler arasında şunlar bulunur:
Pomodoro Tekniği
Bu teknik, zamanı daha verimli kullanmayı sağlayan bir çalışma yöntemidir. 1980’lerde Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Adını ise İtalyancada “domates” anlamına gelen pomodoro kelimesinden alır. Pomodoro Tekniği, 25 dakikalık yoğun çalışma ve ardından 5 dakikalık kısa mola prensibine dayanır. Dört Pomodoro döngüsünden sonra 15-30 dakikalık daha uzun bir mola verilir.
Eisenhower Matrisi
Eisenhower Matrisi, görevlerini önem ve aciliyet durumuna göre dört kategoriye ayırarak zaman yönetimini kolaylaştıran bir tekniktir. Eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirildiği için adını buradan alır. Bu matriste görevler şu şekilde sınıflandırılır, acil ve önemli, acil değil ama önemli, acil ama önemli değil, acil değil ve önemli değil. Bunları biraz daha açmak gerekirse, hemen yapılması gereken işler, planlanması gereken uzun vadeli işler, başkalarına devredilebilecek işler, zaman kaybına neden olabilecek önemsiz işler.
Pareto İlkesi (80/20 Kuralı)
80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto İlkesi, sonuçların %80’inin nedenlerinin %20’sinden kaynaklandığını ifade eder. İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından ortaya atılmıştır. Pareto, İtalya’daki servetin %80’inin nüfusun %20’sine ait olduğunu gözlemlemiş ve bu dağılımın pek çok alanda geçerli olduğunu görmüştür. Zaman yönetiminde ise verimli çalışmanın %80’i harcanan %20’sinden kaynaklanır. Bu ilke, öncelik belirleme ve verimliliği artırma konusunda oldukça faydalıdır.
Zaman Bloklama
Zaman bloklama, günün belirli saat dilimlerine ayrılarak her bir bloğun belirli bir göreve veya aktiveteye odaklanmak için kullanmanızı sağlayan bir zaman yönetimi tekniğidir. Bu yöntem kullanılarak odaklanma artırılabilir, dikkat dağıtıcı unsurlar en aza indirilebilir, verimlilik yükseltilebilir, planlı çalışılarak daha fazla iş tamamlanabilir. Ertelemelere son verilebilir, belirli görevler için ayrılmış zaman dilimleri sayesinde işler zamanında bitirmek mümkündür.
GTD (Getting Things Done) Metodu
Bu metod, üretkenliği artırmak ve işleri daha düzenli bir şekilde yönetmek için kullanılan bir zaman yönetimi tekniğidir. David Allen tarafından geliştirilmiştir ve zihinsel yükü azaltarak daha verimli çalışmayı sağlar. Toplama, inceleme, organize etme, icra, gözden geçirme olmak üzere gruplara ayrılır. Önce akla gelen tüm fikirler not alınır, öncelikli fikirler belirlenir, görevler projelere ve kategorilere ayrılır, görevler gerçekleştirilir ve düzenli olarak sistem kontrol edilip güncellenir. Bu yöntem, stresi azaltır, odaklanmayı artırır, işleri daha sistemli bir şekilde tamamlamayı sağlar.
Kaynak: boenstitu.com
